PPIC (Production Planning and Inventory Control)

PPIC Singkatan dari Production Planning Inventory Control yaitu suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar  berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada. PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi. PPIC menerjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa dikirim tepat waktu dan tepat quantity.

Konsep Dasar Sistem Produksi :

• Sistem Produksi yaitu perubahan Input menjadi Output
• Proses Manufaktur yaitu perubahan dari material, tenaga kerja, dan input lainnya menjadi produk jadi yang dikendalikan oleh managemen

Sistem PPC yaitu :

• Keputusan utama
• Penjadwalan jobs, alokasi kebutuhan material dan penerimaan order
• Alokasi kebutuhan & kapasitas fasilitas

Tujuan utama PPIC :

• Maksimasi pelayanan konsumen (QCD)
• Minimasi investasi & inventory
• Maksimasi efisiensi dan efektivitas penggunan fasilitas

Fungsi yang terlibat dalam PPIC adalah :

• Perencanaan produksi
• Perencanaan persediaan
• Perencanaan kapasitas
• Pengesahan produksi dan pengadaan
• Order produksi dan jadwal produksi
• Pengendalian
• Penyimpanan dan pergerakan material

Performansi Sistem PPC:

• Tingkat kemungkinan dilaksanakan
• Tingkat kemudahan dalam pengendalian
• Tingkat keseimbangan antar stasiun kerja

Sistem Fisik :

• Tenaga Kerja
• Mesin
• Peralatan
• Lingkungan kerja

Performansi Sistem Fisik :

• Pencapaian target produksi
• Kualitas produksi
• Ongkos produksi
• Kepuasan kerja

Kualitas Produksi :

• Flowchart
• Check Sheet atau  Lembar pemeriksaan
• Histogram
• Scatter Plot
• Control Charts
• Fishbone Diagram (Ishikawa Diagram)
• Pareto Diagram

5 Dimensi Kualitas Pelayanan :

• Tangible (bukti fisik)
• Reliability (keandalan)
• Responsiveness (ketanggapan)
• Assurance (jaminan kepastian)
• Empathy

Tipe Produksi :

• Make-to-Stock yaitu sistem produksi yang dilakukan bila produsen membuat (memproduksi) produk atau item sebagai suatu persediaan sebelum pesanan dari komsumen diterima.
• Assemble-to-Order yaitu sistem produksi yang dilakukan bila produsen membuat desain standard yang terdiri atas beberapa komponen dan merakit (assembly) suatu kombinasi tertentu dari komponen tersebut sesuai dengan pesanan konsumen. Komponen-komponen standar tersebut bias dirakit untuk berbagai tipe produk. Contohnya adalah perusahaan mobil, dimana mereka menyediakan pilihan transmisi secara manual /otomatis, AC, Audio, Interior, dan engine khsusus dengan berbagai varian. Komponen-komponen tersebut telah disiapkan (diproduksi) terlebih sejak awal dan baru akan dirakit menjadi mobil utuh behitu ada pesanan dari agen.
• Make-to-Order yaitu sistem produksi yang dilakukan bila produsen membuat (memproduksi) suatu produk/item “jika & hanya jika” telah menerima pesanan dari komsumen untuk produk atau item tersebut.
• Engineering-to-Order yaitu sistem produksi yang dilakukan bila pemesan meminta produsen untuk membuat produk yang dimulai dari proses perancangannya (rekayasa)

Aliran Proses :

• Fixed Site (Project)

Pada tipe project, material, tools, dan personel dialokasikan pada produk yang dibuat. Secara ekstrim dikatakan bahwa tidak ada aliran produk pada tipe ini, tetapi masih terdapat urutan operasi. Bentuk operasi pada project digunakan ketika terdapat kebutuhan khusus/spesial yang memerlukan kreativitas dan keunikan. Hal ini sulit diotomasikan pada proses manufaktur, karena hanya dilakukan satu kali. Project memerlukan biaya tinggi dengan perencanaan dan pengendalian yang sulit, sebab berat pada tahap definisi initial dengan tingkat perubahan-perubahan dan inovasi yang tinggi.

• Job Shop (Jumbled Flow)

Pada proses job shop, man dan machine dikelompokkan menjadi stasiun kerja (semua bor pada satu stasiun kerja, gerinda, dan sebagainya). Aliran produk dan job hanya pada stasiun kerja yang dibutuhkan. Keuntungannya, dengan mesin yang berfungsi umum (general-purpose equipment) dan operator berketerampilan tinggi membuat proses manufaktur job shop fleksibel dalam merespon perubahan disain dan volume pesanan konsumen. Kerugiannya, tidak efisien.

• Flow Shop

Meliputi small batch line flow, large batch (repetitive)line flow, dan continuous line flow. Flow Shop disusun dari stasiun kerja dalam urutan operasi untuk membuat produk. Semua produk mengikuti standar produk yang ditentukan. Lintas rakitan automobile merupakan contoh bagus untuk proses flow shop.

 Tata Letak :

• Fixed position layout

Fixed position layout disebut juga layout dengan posisi tetap. Artinya pengaturan fasilitas produksi dalam membuat produk, dengan meletakkan produk yang dibuat tetap atau tidak dipindah-pindah. Mesin, karyawan, dan fasilitas produksi lain yang berpindah mengelilingi produk yang dikerjakan sesuai dengan kebutuhan. Contoh: pembuatan produk pesawat terbang, kapal laut, dan lain-lain.

• Process layout

Process layout disebut juga layout fungsional. Artinya pengaturan letak fasilitas produksi di dalam pabrik didasarkan atas fungsi bekerjanya setiap mesin atau fasilitas produksi yang ada. Mesin atau fasilitas yang memiliki fungsi yang sama dikelompokkan dan diletakkan pada tempat yang sama. Layout ini biasanya digunakan untuk membuat barang yang beragam. Dalam layout ini arus barang selalu berubah, tergantung pada kebutuhan mesin yang digunakan untuk membuat suatu produk. Contoh: berbagai produk dan besi.

• Product flow layout

Product flow layout disebut juga layout garis. Artinya pengaturan letak mesin-mesin atau fasilitas produksi dalam suatu pabrik didasarkan atas urut-urutan proses produksi dalam membuat suatu produk. Produk yang dikerjakan setiap hari selalu sama dan arus produk yang dikerjakan juga selalu sama, seolah-olah menyerupai garis, meskipun tidak selalu berupa garis lurus.

Volume Produksi :

• Produksi massa
• Laju serta tingkat produksi pada produksi massa umumnya tinggi
• Permintaan terhadap produk yang dihasilkan tinggi
• Peralatan umumnya mempunyai fungsi khusus
• Keahlian tenaga kerja tidak terlalu tinggi sebagai akibat dari fungsi peralatan yang khusus.
• Produksi batch
• Ukuran lot produksi adalah medium
• Tujuan: untuk memenuhi kebutuhan konsumen terhadap produk-produk yang diperlukan secara kontinu
• Peralatan umumnya mempunyai fungsi umum tetapi dirancang untuk tingkat produksi yang tinggi.
• Produksi job shop
• Tingkat produksi rendah,
• Peralatan mempunyai fungsi umum,
• Keahlian yang diperlukan tenaga kerja cukup tinggi,

Tingkat perencanaan & pengendalian produksi :

• Perencanaan jangka panjang
• Kegiatan peramalan usaha, perencanaan jumlah produk dan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan, dan perencanaan finansial.
• Perencanaan jangka menengah
• Perencanaan kebutuhan kapasitas, perencanaan kebutuhan material, jadwal induk produksi, dan perencanaan kebutuhan distribusi.
• Perencanaan jangka pendek
• Kegiatan penjadwalan perakitan produk akhir, perencanaan dan pengendalian input-output, pengendalian kegiatan produksi, perencanaan dan pengendalian purchase, dan manajemen proyek .

Berbeda dengan PPC (Production Planning and Control) dimana PPC hanya berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian produksi agar  berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.  Ada 3 alasan mengapa inventory perlu dikendalikan yaitu :

• Antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan (order dari marketing).
• Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
• Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) barang yang kita pesan.

Untuk mengendalikan inventory itulah mengapa di PPIC ada bagian yang namanya MRP (Material Requirement Planning) agar ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak berlebihan, karena inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang berlebihan tentu akan membebani cash flow perusahaan.

Tugas – tugas PPIC adalah sebagai berikut :

1. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima.
2. Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan.
3. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal.
4. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi  dan penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.
5. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing & quantity yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
6. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin lain tunggu order.
7. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay delivery.
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh informasi akurat dan up to date.

Syarat agar kinerja PPIC bisa optimal yaitu :

Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing

1. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang dimiliki perusahaan.
2. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.
3. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing sesuai kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
4. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.
5. Ada batasan minimum dan maksimum stock

Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait yaitu marketing,  produksi, purchasing,logistic ware house, quality control dan F&A (Finance & Accounting).

Peramalan/ Forecasting

Menurut Biegel (1999), peramalan adalah suatu perkiraan tingkat permintaan yang diharapkan untuk suatu produk atau beberapa produk dalam periode waktu tertentu di masa yang akan datang.

Menurut Gaspersz (2004), aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan permintaan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat.

Dengan demikian peramalan merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada beberapa variabel peraal, sering berdasarkan data deret waktu historis.

Terdapat 3 kegunaan dari peramalan menurut Biegel (1999), yakni :

1. Menentukan apa yang dibutuhkan untuk perluasan pabrik
2. Menentukan perencanaan lanjutan bagi produk-produk yang ada untuk dikerjakan dengan fasilitas-fasilitas yang ada.
3. Menentukan penjadwalan jangka pendek produk-produk yang ada untuk dikerjakan berdasarkan peralatan yang ada.

Prinsip peramalan adalah akan selalu mengandung error, kesalahan harus terukur, ramalan suatu famili produk lebih teliti daripada end item, dan peramalan jangka pendek lebih teliti daripada peramalan jangka panjang (Render dan Heizer, (2001)).

Menurut Sodikin (2012), ada enam faktor yang dapat mengidentifikasi sebagai teknik dan metode peramalan, yaitu :

1. Horizon waktu
2. Pola dari data
3. Jenis dari mode
4. Biaya
5. Ketepatan
6. Mudah dan tidaknya aplikasi

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih metode peramalan adalah item yang akan diramalkan, interaksi situasi dan waktu persiapan.

Konsep dasar sistem peramalan menurut Gaspersz (2004), yaitu :

1. Menentukan tujuan dari peramalan
2. Memilih item independent deman yang akan diramalkan
3. Menentukan horison waktu dari peramalan (jangka pendek, menengah dan panjang)
4. Memilih model-model peramalan
5. Memperoleh data yang dibutuhkan untuk melakukan peramalan
6. Validasi model peramalan
7. Membuat peramalan
8. Implementasi hasil-hasil peramalan
9. Memantau keandalan hasil peramalan

Line Balancing

Line balancing merupakan metode penugasan sejumlah pekerjaanke dalam stasiun-stasiun kerja yang saling berkaitan dalam suatu lintasan atau lini produksi sehingga setiap stasiun kerja memiliki waktu yang tidak melebihi waktu siklus dari stasiun kerja tersebut. Menurut gaspersz (2004), line balancing merupakan penyeimbangan penugasan elemen-elemen tugas dari suatu assembly line ke workstations untuk meminimumkan banyaknya workstation dan meminimalkan total harga idle time pada semua stasiun untuk tingkat output tertentu, yang dalam penyeimbangan tugas ini, kebutuhan waktu per unit produk yang dispesifikasikan untuk setiap tugas dan hubungan sekuensial harus dipertimbangkan. Selain itu dapat pula dikatakan bahwa line balancing sebagai suatu teknik untuk menentukan product mix yang dapat dijalankan oleh suatu assembly line untuk memberikan fairy consistent flow of work melalui assembly line itu pada tingkat yang direncanakan (Saputra, dkk (2010)).

Assembly line adalah suatu pendekatan yang menempatkan fabricated parts secara bersama pada serangkaian workstations yang digunakan dalam lingkungan repetitive manufacturing atau dengan pengertian yang lain adalah sekelompok orang dan mesin yang melakukan tugas-tugas sekunsial dalam merakit suatu produk. sedangkan idle time adalah waktu dimana operator/ sumber-sumber daya seperti mesin, tidak menghasilkan produk karena; set-up, perawatan/ maintenance, kekurangan material, kekurangan perawatan, atau tidak dijadwalkan (Saputra, dkk (2010)).

Tujuan line balancing adalah untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar dalam rangka memperoleh utilisasi yang tingi atas fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan melalui penyeimbangan waktu kerja antar workstation, dimana setiap elemen tugas dalam suatu kegiatan produk dikelompokkan sedemikian rupa dalam beberapa stasiun kerja yang telah ditentukan sehingga diperoleh keseimbangan waktu kerja yang baik. Permulaan munculnya persoalan line balancing berasal dari ketidak seimbangan lintasan produksi yang berupa adanya work in process pada beberapa workstation (Saputra, dkk (2010)).

Material Requirement Planning (MRP)

Material requirement planning (MRP) adalah metode penjadwalan untuk purchased planned order dan manufactures lanned order (Vincent Gaspersz, 2004). Terdapat dua hal yang sekaligus ingin dicapai oleh MRP, yaitu ingin memenuhi penjadwalan produksi dan pengendalian persediaan. MRP akan menjamin secara tepat sistem prioritas yang harus diperhatikan dalam merancang produksi dan dengan cepat memberikan informasi apabila diperlukan peninjauan kembali terhadap penjadwalan karena adanya perubahan-perubahan yang tidak terduga.

Langkah-langkah Perhitungan MRP :

1. Menentukan Kebutuhan Bersih (Net Requirement). Net Requirement adalah selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement) dengan persediaan yang ada di tangan (on hand). Data yang diperlukan dalam menentukan kebutuhan bersih adalah kebutuhan kotor setiap periode, persediaan yang ada ditangan, rencana penerimaan (scheduled receipts).
2. Menentukan Jumlah Pesanan. Berdasarkan kebutuhan bersih, ditentukan jumlah pesanan, baik item maupun komponennya
3. Menentukan BOM dan Kebutuhan Kotor Setiap Komponen. Kebutuhan kotor setiap komponen, ditentukan oleh rencana pemesanan (planned order released) komponen yg ada diatasnya dengan dikalikan kelipatan tertentu sesuai kebutuhan.
4. Menentukan Tanggal Pemesanan. Penentuan tanggal pemesanan yang tepat dipengaruhi oleh rencana penerimaan (planned order receipts) dan tenggang waktu pemesanan (lead time).

Faktor-faktor Kesulitan dalam MRP

Terdapat lima faktor yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam proses MRP, yaitu :

1. Struktur Produk. Semakin rumit struktur produk, akan membuat perhitungan MRP semakin rumit pula. Struktur produk yang kompleks terutama ke arah vertikal, akan membuat proses penentuan kebutuhan bersih, penentuan jumlah pesanan optimal, penentuan saat yang tepat melakukan pesanan, dan penentuan kebutuhan kotor menjadi berulang-ulang.
2. Ukuran Lot. Jika dilihat dari cara pendekatan masalah, terdapat dua aliran dalam penentuan ukuran lot, yaitu (a) pendekatan period by period, dan (b) level by level. Ukuran lot khususnya untuk struktur produk yang bertingkat banyak (multilevel 270 Manajemen Farmasi Industri case) masih dalam tahap pengembangan, sehingga teknik ukuran lot merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam MRP
3. Tenggang Waktu. Perbedaan dalam tenggang waktu akan menambah kerumitan dalam proses MRP. Suatu perakitan belum dapat dilakukan apabila komponen-komponen pembentuknya belum tersedia. Kompleksnya masalah dirasakan pada tahapan penentuan kapan harus melakukan pemesanan, karena tidak hanya menentukan kapan harus melakukan pemesanan, tetapi juga harus menentukan besarnya lot pemesanan.
4. Perubahan Kebutuhan. MRP dirancang untuk menjadi suatu sistem yang peka terhadap perubahan baik perubahan dari luar (permintaan) maupun perubahan dari dalam (kapasitas). Kepekaan ini bukanlah tidak menimbulkan masalah, perubahan kebutuhan produk akhir tidak hanya mempengaruhi rencana pemesanan, tetapi juga mempengaruhi jumlah kebutuhan yang diinginkan. Jika dihubungkan dengan tenggang waktu pemesanan, dan ukuran lot, maka proses perhitungan harus diulang kembali sehingga akan mengurangi efisiensi perhitungannya.
5. Komponen yang Bersifat Umum (Communality). Adanya komponen yang bersifat umum (dibutuhkan lebih dari satu induk item) akan menimbulkan kesulitan apabila komponen umum tersebut berada pada level yang berbeda, sehingga diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi, baik dalam jumlah maupun waktu pelaksanaan pemesanan

REFERENSI :

https://onkypanduwinata.wordpress.com/

Subscribe to receive free email updates: