Purchase Request (PR) vs. Purchase Order (PO) apa perbedaanya ?

 Permintaan Pembelian (PR) vs. Pesanan Pembelian (PO): Apakah Perbedaannya?

Apa itu Purchase Request (PR)?

Permintaan pembelian memulai proses pengadaan dalam suatu organisasi. Ini adalah permintaan resmi yang dibuat oleh departemen internal atau individu kepada departemen pembelian atau pengadaan, menandakan kebutuhan akan barang atau jasa. PR biasanya dihasilkan ketika suatu departemen membutuhkan persediaan, peralatan, atau layanan baru untuk memenuhi persyaratan operasional mereka.

 

Karakteristik utama PR adalah :

1. Detil Deskripsi (Detail Description)

PR mencakup deskripsi terperinci tentang item atau layanan yang diminta, termasuk spesifikasi, jumlah, dan informasi relevan lainnya.

 

2. Proses Persetujuan (Approval Process)

Sebelum PR diubah menjadi PO, biasanya mengalami proses persetujuan. Ini memastikan bahwa item yang diminta selaras dengan anggaran dan tujuan organisasi.

 

3. Alokasi Anggaran (Budget Allocation)

PR membantu dalam perencanaan dan alokasi anggaran dalam suatu organisasi. Mereka memberikan wawasan tentang biaya yang diantisipasi untuk kegiatan pengadaan yang akan datang.

  

Apa itu Purchase Order (PO)?

Pesanan Pembelian adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, memformalkan pembelian barang atau jasa. Ini berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual, menguraikan syarat dan ketentuan transaksi yang disepakati. Setelah PR disetujui, itu diubah menjadi PO, memberi wewenang kepada departemen pengadaan untuk melanjutkan pembelian.

 

Karakteristik utama PR adalah:

1. Detail Spesifik (ApesificDetail)

PO berisi detail spesifik tentang barang atau layanan yang dipesan, seperti deskripsi barang, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan syarat dan ketentuan yang berlaku.

 

2. Kewajiban Hukum (Legal Obligation)

Dengan menerima PO, penjual setuju untuk memenuhi pesanan sesuai ketentuan yang ditentukan dalam dokumen. Ini secara hukum mengikat kedua belah pihak untuk transaksi yang disepakati.

 

3. Pelacakan Dan Penyimpanan Catatan(Tracking And Reord-Keeping)

PO memfasilitasi pelacakan dan pencatatan kegiatan pengadaan. Mereka menyediakan jejak pembelian yang terdokumentasi, yang penting untuk tujuan audit dan manajemen inventaris.

 

 

Perbedaan utama

 1. Inisiasi (Initiation)

PR diprakarsai oleh departemen internal atau individu dalam suatu organisasi, menandakan kebutuhan akan barang atau jasa. Sebaliknya, PO diprakarsai oleh departemen pembelian atau pengadaan setelah PR disetujui.

 

2. Alam (Nature)

PR adalah dokumen internal yang digunakan untuk meminta pembelian, sedangkan PO adalah dokumen eksternal yang digunakan untuk memformalkan dan mengotorisasi pembelian dari pemasok atau vendor eksternal.

 

3. Mengikat Hukum(Legal Binding)

Sementara PR bukan dokumen yang mengikat secara hukum, PO berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, menguraikan syarat dan ketentuan transaksi.

 

Kesimpulan

Meskipun Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian merupakan komponen penting dari proses pengadaan, keduanya melayani tujuan yang berbeda dan memainkan peran yang berbeda. Memahami perbedaan antara PR dan PO sangat penting untuk memastikan praktik pengadaan yang efisien, transparan, dan sesuai hukum dalam organisasi.

Subscribe to receive free email updates: